شش طریق برای صدور فرمان

شش طریق برای صدور فرمان

شش طریق برای صدور فرمان


 

قدم اول این است که برحسب پیچیدگی و نوع کاری که مایلید تحقق یابد، تعیین کنید که دستور شما شفاهی خواهد بود و یا کتبی.

سپس با توجه به رهنمودهای زیر دستوری جامع و اثر بخش صادر کنید:

  1. متناسب با نوع و اهمیت کار، دستور بدهید.طبیعی است که برای راه اندازی ماشین آلات یک کارخانه در ساعتی خاص، نیاز به ده صفحه دستورالعمل نیست.حال آنکه برای کار در یک پروژه ضرورت دارد که دستورالعمل های فنی گام به گام ذکر شود.

    دستور کوتاه  را نباید کم اهمیت تلقی کرد، یک دستور ساده می تواند طرحی  پیچیده را راه اندازی کند.

  2. با الفاظ روان و قابل فهم سخن بگویید.کلمات پیچیده به دشواری تلفظ می شود و سخن را در گوش  سنگین و نامطبوع می سازد.بعکس کلمات ساده و پرمحتوا شنوندگان را جذب می کند.

    آنان با میل و رغبت به گوینده می نگرند و با علاقه و اشتیاق به سخنانش گوش فرا می دهند.

  3. حتی اگر با انبوهی از جزییات کار روبه رو هستید، هر بار ذهن را بر موضوعی واحد متمرکز کنید.در غیر این صورت اغتشاش ذهنی به شما اجازه نمی دهد که هدف و موضوع اصلی را پیگیری کنید.برای جلوگیری از هر گونه سردرگمی احتمالی، لازم است که دستورات مغایر با روال عادی کار را به طور کتبی صادر کنید.

    برای نوشتن دستوری روشن، قابل درک و برانگیزاننده، رعایت سه نکته الزامی است:

    الف) از زبان و کلام خود استفاده کنید.
    به استثنای مواردی که اشاره به لغات و اصطلاحات فنی لازم است، از الفاظ ساده و در حد امکان دوسیلابی استفاده کنید.

    ب) برای صدور دستور کتبی از شیوه نوشتاری خود سود ببرید.

    ج) شیوه نوشتاری مشخصی را بسط و توسعه دهید.

    اگر دستور کتبی شما فاقد امضاء بود، هر فرد با نیم نگاهی دریابد که شما این نامه را نگاشته اید.

    د) هرگز درصدد نباشید که برای صدور دستور کتبی نکات گرامری را به طور دقیق رعایت کنید.

    کارشناسان توصیه می کنند که از طرف مقابل تقاضا کنید  آنچه ضمن دستور به او گفته اید، به زبان بیاورد.

    این روش را می توان برای اطمینان از این که دو نفر تا چه اندازه بر سر هدفی مشترک  توافق دارند به کار برد.

  4. از زیر دستانتان تقاضا کنید، از طرح هر گونه سوال برای درک هر چه بهتر دستورات شما دریغ نکنند.

    وقتی دستوالعمل هایی را برای گروهی تعیین می کنید، هرگز فرض را بر این نگذارید که چون پرسشی در کار نیست، همه نکات به روشنی درک شده است.

    مشاهده می شود که بعضی افراد همه چیز را به صراحت درک نکرده اند صرفا به این دلیل که نمی خواهند بی اطلاعی خود را نزد دیگران آشکار کنند، از طرح پرسش صرفنظر می نمایند.

  5. برای حصول اطمینان از اینکه دستور شما به خوبی درک شده است .پرسش هایی را نظیر آنچه در زیر می آید مطرح کنید.– جان، برای برخورد با این مسئله چه برنامه ای دارید؟

    -استیو، نقطه نظر شما درباره برخورد با این قضیه چیست؟

    -آیا می دانید چرا این رینگ بر روی این قطعه نصب شده است؟تا حد امکان از دستور شفاهی استفاده کنید.
  6. مدیرانی که با جسارت تصمیم می گیرند و عواقب اعمالشان را می پذیرند، دامنه  اقتدارشان را گسترش می دهند و افراد را به اطاعت از خویش وا می دارند.

    مدیران مقتدر همواره در ناملایمات و فراز و نشیب ها خونسردی خود را حفظ کرده و با درایت بحرانها را فرو می نشانند.

    برخورد آرام مدیر با وقایع ناگوار موجب اعتماد به نفس کارکنان شده و این پیام را به آنان منتقل می کند که این مسئله قابل حل و فصل است.

    گردآوری: روناک روشنگرگروه آموزشی پژوهشی تا بیکران

    منبع:راهنمای کسب قدرت و نفوذ در دیگران؛ جیمز وان فیلت